Top

Dovanėlė buhalteriams vasarai įpusėjus: pakito komandiruočių apskaita

Nordgain.ltNaujienos Dovanėlė buhalteriams vasarai įpusėjus: pakito komandiruočių apskaita

Dovanėlė buhalteriams vasarai įpusėjus: pakito komandiruočių apskaita

Kalbant apie komandiruotpinigius, reikėtų skirti dienpinigių išlaidas ir kitas kompensuojamas išlaidas. Tai yra dvi skirtingos išlaidų rūšys, patenkančios į komandiruočių sąnaudas. Lietuvos Respublikos darbo kodekse (DK) nurodoma, kad dienpinigiai darbuotojui privalo būti mokami komandiruotei trunkant ilgiau negu vieną darbo dieną (pamainą) ar komandiruojant jį į užsienį. Darbdavys turi kompensuoti komandiruotės metu darbuotojo patirtas papildomas sąnaudas (transporto, kelionės, nakvynės ir kitas išlaidas).

Į kompensuojamas išlaidas patenka gyvenamojo ploto nuomos išlaidos, kelionės išlaidos, dokumentų, susijusių su išvykimu, tvarkymo išlaidos, mokėjimas už kelius, transporto priemonės draudimo ir transporto priemonių savininkų ir valdytojų civilinės atsakomybės draudimo išlaidos, degalų išlaidos, ryšių (pašto ir telekomunikacijų) išlaidos, kitos išlaidos.

Kokios tos „kitos“? Jeigu jūs, norėdami atlikti kokius nors veiksmus užsienio banke įmonės vardu, užsakėte paso vertimą ir jo notarinį patvirtinimą, tai tokias išlaidas jūsų buhalterija veikiausiai pripažins tinkamomis ir kompensuos.

Įsivėlė painiava

Jeigu kolektyvinėje ar darbo sutartyse bei įstaigos vidaus teisės aktuose nenustatyta kitaip, ne vėliau kaip paskutinę darbo dieną iki komandiruotės pradžios darbuotojui privalo būti išmokėtas ne mažesnis kaip 50 procentų už komandiruotę apskaičiuotų dienpinigių avansas. Beje, naujojoje Vyriausybės nutarimo, reguliuojančio maksimalius komandiruotpinigių dydžius, redakcijoje nebeliko nuostatos, kad darbuotojas turi teisę atsisakyti vykti į komandiruotę, jeigu jam avansas nebuvo išmokėtas laiku.

Priėmus naują šio nutarimo redakciją, į įmonių komandiruočių organizavimo tvarką įsivėlė painiava, nes klausimus, susijusius su kompensuojamomis papildomomis išlaidomis, dienpinigių dydžiu Lietuvoje, terminu per kurį darbuotojas turi pateikti įmonei dokumentus patvirtinančius patirtas papildomas išlaidas, supaprastinta įmonės dokumentacija, kai darbuotojas siunčiamas į komandiruotę vienai dienai ir kt., dabar reguliuoja Vyriausybės nutarimu patvirtintos „Tarnybinių komandiruočių išlaidų apmokėjimo biudžetinėse įstaigose taisyklės“. Kadangi jos netaikomos privatiems juridiniams asmenims, mano manymu, Vyriausybė šią painiavą turėtų kuo greičiau ištaisyti „raštiškai“.

Buvo įprasta, kad grįžęs iš komandiruotės darbuotojas per 3 darbo dienas turi pateikti darbdaviui ar jo įgaliotam asmeniui ataskaitą ir dokumentus apie komandiruotėje turėtas faktines išlaidas (sąskaitas faktūras, degalų čekius, viešojo transporto bilietus). Dabar teisės aktai palieka dispoziciją šį klausimą reguliuoti darbdaviui, tačiau jeigu įmonė neturi nusistačiusi taisyklių, siūlytume ir toliau laikytis bendro 3 darbo dienų termino. Įvertinus pateiktus dokumentus ir komandiruotės trukmę, dienpinigiai yra perskaičiuojami. Jeigu išmokėtas avansas nebuvo pilnai panaudotas (tarkime kelionė truko trumpiau, negu buvo planuota), darbuotojas grąžina nepanaudotą likutį. Darbdavys su grįžusiu darbuotoju atsiskaito ne vėliau kaip darbo užmokesčio mokėjimo dieną.

Kaip apmokestinami dienpinigiai

Teisės aktuose yra nustatytos maksimalios mokamų dienpinigių sumos, mokamos tam tikroje šalyje. Kalbant apie dienpinigių dydį Lietuvoje, vadovaujamės bendra taisykle, jog Lietuvoje dienpinigiai sudaro 15 proc. bazinės socialinės išmokos. „Sodros” duomenimis, ji siekia 38 eurus, taigi dienpinigiai – 5,7 euro. Tuo tarpu vykstant į komandiruotę užsienyje, darbuotojo gaunama dienpinigių suma gali būti labai skirtinga – viskas priklauso nuo šalies ir net nuo miesto.

Tarkime, darbo tikslais vykstant į Latviją, darbuotojas gaus maksimaliai iki 38 eurų per dieną (į Rygą – 44 eurus), į Prancūziją  – 57, Estiją – 44, Vokietiją – 58, Švediją – 53, Didžiąją Britaniją – 61. Tuo tarpu vykstant į Rusiją dienpinigių suma būtų iki 41 euro, bet jei vyksite į „brangius“ miestus, kaip Maskva ar Sankt Peterburgas – maksimali dienpinigių norma yra didesnė – 44 eurai. Mažesni dienpinigiai nei nurodyti Vyriausybės nutarime gali būti mokami, jeigu jie numatyti kolektyvinėje ar darbo sutartyje. Darbo sutarties šalims yra palikta dispozicija spręsti dėl dienpinigių dydžių.

Apskaičiuojant į užsienį vykstančių darbuotojų dienpinigius, svarbu atsižvelgti ir į darbuotojo atlyginimo dydį. Jei darbuotojui nustatytas darbo užmokestis neviršija 494 eurų per mėnesį (minimali mėnesio alga 380 eurų padauginta iš koeficiento 1,3), dienpinigių suma, didesnė nei pusė darbo užmokesčio, nelaikoma komandiruočių kompensacija, taigi apmokestinama kaip su darbo santykiais susiję pajamos – 15 proc. gyventojų pajamų mokesčio tarifu bei  „Sodros“ įmokomis. Toks pat dienpinigių apmokestinimo principas galioja ir kuomet darbo užmokestis yra apskaičiuotas taikant valandinį tarifinį atlygį, neviršijantį 3,02 eurų (minimalus valandinis atlygis 2,32 euro padaugintas iš koeficiento 1,3).

Nuo liepos 1 d. įsigaliojo dar kelios naujienos

Vyriausybės nutarimu nustatyta, jog darbuotoją siunčiant į komandiruotę reziduojamos valstybės teritorijoje vienai darbo dienai, jam mokama iki 50 procentų dienpinigių, apskaičiuotų pagal tai valstybei nustatytus dydžius. Tačiau, jei komandiruotė užtrunka ilgiau, tarkime, dvi dienas, tuomet už abi dienas darbuotojui sumokama iki 100 proc. dienpinigių.

Naujas DK numato ir lankstesnes taisykles asmenims, kurių atlyginimas viršija du šalies vidutinius darbo užmokesčius. Panašu, kad darbdaviai su darbuotojais, kurių darbo užmokestis yra didesnis nei 1600 eurų, galėtų tartis dėl lankstesnių dienpinigių mokėjimo taisyklių.

Vyrauja bendra nuostata, jog siuntimas į tarnybinę komandiruotę yra įforminamas darbdavio arba jo įgalioto asmens įsakymu, tačiau lengvinant darbdavių administracinę naštą, anksčiau galiojusiu Vyriausybės nutarimu buvo įtvirtinta išimtis. Siuntimas į tarnybinę komandiruotę vienai darbo dienai buvo įforminamas darbdavio arba jo įgalioto asmens įsakymu (sprendimu) ar rezoliucija. T.y., nebereikėjo rašyti atskiro įsakymo, užteko, tarkime,  ant darbuotojo prašymo parašyti „suderinta“. Ar šios nuostatos ir toliau galima laikytis – tapo neaišku. Mat ir ji „nukeliavo“ į Vyriausybės nutarimu patvirtintas „Tarnybinių komandiruočių išlaidų apmokėjimo biudžetinėse įstaigose taisykles“.

„Minkštosios“ komandiruočių išlaidų valdymo priemonės

Dauguma įmonių turi susikūrę komandiruočių politiką. Deja, net ir geriausiai apgalvota kelionių politika neveikia, jeigu ja netiki ir jos nesilaiko patys darbuotojai. Būtent dėl to labai svarbu į politikos formavimą įtraukti pačius darbuotojus.

Vienas iš patikrintų būdų, kaip nusimesti komandiruočių organizavimo galvos skausmą – kreiptis į kelionių agentūras. Pastarosios  iš tiekėjų (aviakompanijų, viešbučių) išsidera geresnes kainas. Kitas – nustatyti išlaidų „lubas“. Deja, dažnai jos atsisuka prieš pačią įmonę. Komandiruotėje darbuotojo patiriamos išlaidos kinta, juk kelionė kelionei nelygu ir „lubos“ arba pernelyg varžo, arba per daug leidžia, tad įmonė negali efektyviai taupyti.

Veiksminga priemonė – supažindinti darbuotojus su „protingu“ keliavimu, iliustruojant konkrečiais pavyzdžiais. Tarkime, vietoje to, kad nurodytumėte preliminarias nakvynių viešbutyje kainas, geriau pateikite viešbučių, kuriuose darbuotojai turėtų apsistoti, pavyzdžius (keturių, trijų, dviejų žvaigždučių). Bus dar efektyviau, jei pateiksite šias gaires su konkrečių viešbučių pavadinimais, atsižvelgdami į tai, kokias rekomendacijas iš ankstesnių kelionių apie šiuos viešbučius parsiveža darbuotojai. Tai dar ir padės burti komandos dvasią įmonėje, sukurs dalyvavimo efektą.

Jei kelionė nenukrito staiga, darbuotojus galima paskatinti kuo anksčiau rezervuoti bilietus. Vienas tokių išbandytų būdų, įpareigojančių nedelsti iki paskutinės minutės – raštiškas vadovo sutikimas. Beje, pastebėta, kad antradieniais lėktuvo bilietų kainos būna pigiausios, o ekonominė klasė – ne visuomet palankiausia. Sutaupyti transporto išlaidas padės ir šiuo metu paplitusios pavėžėjimo paslaugos: „Uber“ ar „Lyft“.