Top

Agnė Jasinskaitė. Popierinius dokumentus į praeitį gramzdina elektroninis parašas

Nordgain.ltNaujienos Agnė Jasinskaitė. Popierinius dokumentus į praeitį gramzdina elektroninis parašas

Agnė Jasinskaitė. Popierinius dokumentus į praeitį gramzdina elektroninis parašas

Storais popierinių dokumentų segtuvais apkrautos įmonės lentynos – vaizdas, sparčiai grimztantis į praeitį. Šiuo metu galiojanti teisės aktuose numatyta tvarka leidžia bendrovėms beveik atsisakyti popierinių dokumentų ir gyventi daug patogiau.

Naujų galimybių šioje srityje atvėrė ir daugiau aiškumo suteikė šiemet balandį priimto Lietuvos Respublikos elektroninės atpažinties ir elektroninių operacijų patikimumo užtikrinimo paslaugų įstatymo, pakeitusio iki tol galiojusį elektroninio parašo įstatymą, nuostatos. Jose aiškiai įvardijama, kuriais atvejais gali būti naudojamas paprastas ir kvalifikuotas elektroninis parašas.

Elektroninio parašo naudojimas Lietuvoje dar nėra itin plačiai paplitęs, šioje srityje mūsų šalis atsilieka, pavyzdžiui, nuo Estijos, kur absoliuti dauguma veiksmų, reikalingų patvirtinti parašu, yra tvirtinami elektroniniu parašu. Vis dėlto ir Lietuvoje, kadangi valstybės institucijos jau beveik visais atvejais priima elektroninius dokumentus ir elektroninio parašo naudojimo sričių daugėja, tikimasi proveržio. Ilgainiui toks parašas gali ir visiškai išstumti rašytinį.

Vienais atvejais dokumentai gali būti pasirašomi nekvalifikuotu elektroniniu parašu, kitais reikalingas kvalifikuotas elektroninis parašas. Tačiau pirmiausia reikėtų apsibrėžti pagrindines sąvokas.

  • Nekvalifikuotas elektroninis parašas. Tokio parašo pavyzdys – paprasčiausias elektroninis laiškas, iš kurio galima identifikuoti žmogaus vardą ir pavardę. Tokio parašo, kuris neatitinka kvalifikuotam elektroniniam parašui keliamų reikalavimų, teisinė galia yra lygiavertė rašytiniam parašui, jei naudotojai iš anksto raštu susitaria, kas, kokiais atvejais bus pasirašoma nekvalifikuotu parašu ir jei šis naudotojų susitarimas patikimai saugomas patvarioje laikmenoje. Paprastai tariant, susitarimas dėl nekvalifikuoto elektroninio parašo naudojimo turi būti patvirtintas paprastu „rašalu“ ir fiziškai saugomas, tuomet jokių kliūčių tokio parašo naudojimui nebeturėtų kilti.
  • Kvalifikuotas elektroninis parašas – tai Registrų centro, mobiliųjų paslaugų operatorių ir kitų sertifikuotų paslaugos teikėjų suteiktas parašas, atitinkantis visus kvalifikuoto sertifikato reikalavimus. Kvalifikuoto elektroninio parašo naudojimas – paprastesnis nei nekvalifikuoto, kadangi jo teisinė galia yra tokia pat, kaip ir rašytinio, taigi, nebūtini jokie atskiri išankstiniai šalių susitarimai dėl kvalifikuoto elektroninio parašo naudojimo. Kvalifikuotam elektroniniam parašui keliami gerokai didesni saugumo reikalavimai, negu paprastam elektroniniam parašui. Kvalifikuotas elektroninis parašas yra trijų formų – mobilusis parašas, USB laikmena bei asmens tapatybės kortelė.

Dėl nekvalifikuoto elektroninio parašo naudojimo paprasčiausia susitarti įmonės viduje. Tam turi būti patvirtinta įmonės vidinė tvarka, pagal kurią bendrovės veikloje popieriniai dokumentai nebėra naudojami. Darbuotojai su šia tvarka supažindinami prieš priimant juos į darbą, susitarimas dėl tokios tvarkos patvirtinamas kvalifikuotu parašu ir taip atsisakoma daugybės lig šiol naudotų popierinių įsakymų bei prašymų.

Nekvalifikuotas elektroninis parašas leidžia įmonėms atsisakyti šių vidinių dokumentų:

  • Komandiruočių, atostogų prašymų;
  • Įsakymų kartu su rašytiniais jų patvirtinimais;
  • Įvairių darbų užsakymų.

Nors iš pirmo žvilgsnio gali atrodyti, kad pereiti prie elektroninių dokumentų įmonės viduje yra sudėtinga – tam reikalingas atskiras susitarimas, pasirašytas kvalifikuotu parašu – tačiau iš tiesų tai tėra vienkartinis veiksmas, vėliau gerokai palengvinantis įmonės veiklą. Pagaliau, tai leidžia išvengti begalinio vaikščiojimo po kabinetus su atostogų prašymu rankose, renkant parašus.

Beje, nekvalifikuotas elektroninis parašas gali būti naudojamas ir išoriniams įmonės dokumentams pasirašyti, jei šalys dėl to iš anksto susitaria raštu. Pabrėžtina, kad darbo sutartys negali būti pasirašomos nekvalifikuotu elektroniniu parašu.

Praktikoje matome, kad kai kurios įmonės jau yra įdiegusios vidines tvarkas, pagal kurias jų veikloje nebėra naudojami popieriniai dokumentai. Ar įmonė gali visiškai atsisakyti popierinių dokumentų, priklauso nuo jos veiklos srities, taip pat nuo sutarties šalių, su kuriomis yra sudaromos sutartys. Kai kuriais atvejais pagrindiniai įmonės partneriai gali nesutikti pasirašyti sutartinių dokumentų elektroniniu būdu, todėl popierinės tokių dokumentų versijos būtų neišvengiamos.

Popierinių dokumentų naudojimas dėl inovacijų diegimo sparčiai nyksta „fintech“ sektoriaus įmonėse, startuoliuose – jie diktuoja rinkai tendenciją, pagal kurią dokumentai į įmonę patenka elektroniniu keliu, yra apdorojami elektroninių sistemų ir yra saugomi elektroniniu pavidalu.

Pasinaudojant šiuo metu jau egzistuojančiais technologiniais sprendimais, popierines sutartis, civilines sutartis, sąskaitas faktūras, kelioninius čekius ir kitus dokumentus galima pakeisti elektroniniais.

Įmonės, drąsiai pereinančios prie elektroninių dokumentų, sutaupo kaštų bei vietos, nes išvengiama daugybės segtuvų saugojimo. Tampa kur kas paprastesnis informacijos teikimas valstybės institucijoms – Valstybinei mokesčių inspekcijai, Sodrai ir kitoms.

Elektroninis dokumentų pasirašymas ir „popierizmo“ įmonėse atsisakymas prieinamas visoms įmonėms, nepriklausomai nuo verslo apimties, juolab pagal galiojančią tvarką visi įmonių finansininkai jau dabar privalo turėti elektroninį parašą, kad pateiktų reikalaujamą informaciją apie priskaičiuotus atlyginimus ir mokesčius valstybinėms institucijoms. Taigi tereikia tik nedidelio postūmio, kad elektroninis parašas taptų įprastu dalyku daugumoje verslo veiklos sričių.

Apskritai, didesnį proveržį pristabdo tik įpročiai, psichologiniai kliuviniai, stereotipai, kad galbūt rašytinis parašas – labiau patikimas ar kad elektroniniu būdu pasirašyto dokumento nepripažins, pavyzdžiui, valstybinės institucijos. Į šias baimes atsako praktika: rašytinio parašo atveju, norint nustatyti, ar konkretus asmuo pasirašė konkretų dokumentą, reikia atlikti rašysenos ekspertizę (kas užtruktų nemažai laiko ir yra atliekama tik išskirtinais atvejais), popierinius dokumentus galima pamesti ir pan. O kvalifikuoto elektroninio parašo atveju korektiškai veikiančios elektroninio parašo tikrinimo priemonės tai patvirtinti gali iš karto.

Be to, paslaugų teikėjams, kurie nori išduoti kvalifikuoto elektroninio parašo priemones, yra keliami labai griežti reikalavimai, taip pat elektroniniai dokumentai yra saugomi specialiose prižiūrimose ir apsaugotose duomenų bazėse, kurios užtikrina jų saugumą. Dėl šių priežasčių, mūsų manymu, elektroniniai dokumentai yra saugesni nei popieriniai.

Galbūt kiek realesnė grėsmė – tai, kad informacinėms technologijoms vis tobulėjant, kartu tobulėja ir internetiniai įsilaužimai ir išlieka galimybė, kad bus bandoma elektroninius parašus klastoti. Tačiau asmenys turi savarankiškai stengtis, kad jų duomenys išliktų saugūs – naudoti stiprius ir kompleksiškus slaptažodžius prieigoms prie viešai prieinamų paslaugų, nenaudoti tų pačių slaptažodžių keliuose skirtinguose paslaugų portaluose, niekada neatidarinėti laiškų ar juose esančių prisegtukų, nuorodų, jei laiško adresatas nėra žinomas. Bet kokiu atveju, elektroninio parašo saugumas yra didesnis nei rašytinio parašo, ir verta įveikti psichologinius barjerus tam, kad įmonė taptų šiuolaikiškesnė.